Рабочий инструмент
События рейса и сообщение заказчику
Добавьте факты по одному или вставьте таблицу. Источник — название документа, сообщения или файла, который хранится у вас. Сайт не загружает и не проверяет эти материалы.
Ожидание · отмена · изменения рейса
Простой транспорта и срыв погрузки
При задержке на складе, срыве погрузки или смене адреса соберите события в одной хронологии: когда и что произошло, где осталось подтверждение, какое решение требуется. Журнал поможет подготовить предметное сообщение заказчику и сохранить исходные сведения.
До 20событий одного рейсаХронологияпо вашим отметкам времени3 форматадля сохранения и работы
Следующий шаг
Перевести согласованные условия в обмен документами
В Контур.Логистике можно обмениваться перевозочными документами, включая заказ-заявку. После обсуждения изменений оформите нужные документы в принятом сторонами процессе. Наш журнал не передаётся в сервис автоматически.
Что сохранить при задержке или отмене
Отметки времени
Прибытие, регистрация на объекте, начало и завершение операции. Укажите дату и временную зону, чтобы не перепутать ночь, смену и разные регионы.
Первоначальные условия
Исходная заявка, согласованное окно, адрес и порядок связи. Они нужны, чтобы увидеть, что именно изменилось.
Сообщения и ответы
Отдельно сохраните своё уведомление и полученный ответ. Запишите, кто сообщил о переносе и когда; одно отправленное сообщение не означает согласование.
Расчёт последствий
Дополнительные время, пробег и расходы фиксируйте с основанием. Не смешивайте собственные затраты с уже согласованной суммой оплаты.
Как пользоваться журналом событий рейса
Добавьте наблюдаемые факты
Назовите событие и опишите его без вывода о виновнике. Вместо «склад сорвал рейс» можно записать: «В 10:20 сообщили, что груз не готов; новое время не назвали».
Проверьте последовательность
Сравните хронологию с сообщениями и документами. Если источник пока отсутствует, оставьте поле пустым; инструмент покажет эту запись в уточнениях.
Сформулируйте запрос
Укажите, что нужно решить сейчас: ждать до определённого времени, перенести погрузку, подтвердить адрес или обсудить расходы. Проверьте адресата перед отправкой.
Сохраните результат и ответ
Скачайте файл, приложите нужные подтверждения отдельно и используйте согласованный канал связи. Полученный ответ внесите новым событием; не подменяйте им первоначальную запись.
Уведомление и согласование — разные события
В 09:00 машина зарегистрировалась на складе. В 09:20 водитель сообщил об ожидании, в 10:10 заказчик подтвердил перенос окна. Это три записи с разными источниками. По одному промежутку 09:00–10:10 нельзя автоматически определить оплачиваемый простой: сначала нужны условия рейса и фактическое завершение ожидания.
01Что делать, если погрузку сорвали в последний момент?
Зафиксируйте время, фактическое положение машины и полученное сообщение об отмене. Запросите дальнейшие указания и сохраните ответ отдельно. В журнале не нужно сразу назначать виновника или сумму компенсации: сначала соберите последовательность событий и исходные условия.
02Как оформлять простой на складе?
Отметьте прибытие, регистрацию, ожидание и начало операции. Для каждой записи укажите, где хранится подтверждение: отметка объекта, сообщение, документ или иной материал. Журнал помогает собрать сведения, но не подменяет оформление документов, предусмотренных для вашей перевозки.
03Что прописать заранее, чтобы простой оплатили?
Сверьте условия ожидания в заявке: от какого события считают время, какие периоды учитывают, как фиксируют начало и окончание, какая ставка обсуждалась. Сверка заказа и заявки помогает сопоставить две редакции до оформления. Наличие записи в нашей форме само по себе не определяет оплату.
04Как реагировать на смену адреса?
Сохраните новый адрес, время получения указаний и отправителя. Оцените изменение пробега, срока и операций, затем зафиксируйте вопрос, который нужно согласовать. Не называйте предполагаемую доплату уже принятой: ответ заказчика должен быть отдельной записью.
05Что делать, если груз не готов к погрузке?
Запишите прибытие и сообщение о неготовности груза, уточните прогноз и передайте факты ответственному за рейс. В запросе укажите, какое решение требуется: новое окно, продолжение ожидания или перенос. Если срок пока не назван, так и оставьте его в описании.
06Что делать, если выгрузка задерживается?
Отметьте фактическое время и текущий этап, сообщите о влиянии на дальнейший график. Не записывайте ожидаемое завершение как свершившийся факт. Когда операция закончится, добавьте отдельное событие и сопоставьте его с условиями оплаты.
07Как считать потери из-за простоя?
Разделите учёт времени, собственные дополнительные расходы и сумму, которую обсуждаете с заказчиком. Распределение затрат транспортной компании помогает отнести общие расходы к выбранным объектам учёта. Сумму для обсуждения с заказчиком считайте отдельно по условиям конкретного рейса.
08Что написать заказчику при изменении маршрута?
Укажите рейс, факт изменения, новый адрес или окно, последствия для выполнения и конкретный вопрос. Форма выше составит проект из ваших событий и запроса. Перед отправкой проверьте содержание, получателя и приложения; автоматической рассылки здесь нет.
09Когда требовать доплату за изменения?
Когда изменились объём работы, пробег, время или расходы, сначала сравните новые сведения с исходным заданием. Подготовьте понятный расчёт и запрос на согласование. Размер и основание спорного требования потребуют отдельного разбора документов; журнал их не определяет.
10Как сохранить отношения после проблемного рейса?
Сведите события, ответы и расчёты в одну версию, отделив подтверждённые договорённости от открытых вопросов. После согласования используйте обмен актами и УПД для закрывающих документов. Сохраните итог и уточните порядок действий на следующий рейс.
Настроить обмен перевозочными документами
Подберите процесс обмена с участниками перевозки: какие документы нужны, кто их заполняет и подписывает. Возможности подключения и условия доступа уточняются на странице сервиса.