Рабочий инструмент
Что осталось получить от заказчика
Добавьте конкретные документы или сведения, которые запросили. Даты и источник фиксируют получение ответа; оценить его содержание нужно отдельно. Файлы сюда загружать не требуется.
Новый заказчик · документы · ответы
Как проверить заказчика перед перевозкой
До подачи машины выясните, кто заказывает перевозку, кто платит и на каких условиях принимаются документы. Соберите запросы в журнал: он покажет, какие ответы ещё нужны, где прошёл выбранный срок и что осталось уточнить.
До 15запросов одной компанииПо срокамконтроль ответов и вопросов3 форматадля сохранения и работы
Следующий шаг
Сопоставить ответы со сведениями о компании
В Контур.Фокусе доступны сведения о контрагентах, судебных делах и изменениях в компании. Они дополняют ваши документы и историю общения. Наш журнал не выполняет поиск в сервисе и не передаёт ему введённые записи.
Какие сведения сопоставить
Сторона договора
Наименование и ИНН в заявке, договоре и самостоятельно полученных регистрационных сведениях. Запишите источник и дату, к которой относятся данные.
Подписант и контакт
Кто согласует условия и вправе подписывать документы. При смене контактного лица подтвердите полномочия и канал связи по ранее известным данным.
Плательщик и срок
Кто перечислит деньги, какая сумма согласована, от какого события начинается срок оплаты и какие документы нужны для расчёта.
Участники рейса
Кто передаст груз и примет его на выгрузке, кто подтвердит готовность площадки и кому сообщать об изменениях. Состав сведений зависит от конкретной перевозки.
Как вести журнал проверки заказчика
Сформулируйте отдельные запросы
Вместо «пришлите всё» запишите нужный документ или условие. Например: «Подтвердить плательщика по заявке № 14». Для разных вопросов создайте разные позиции.
Задайте срок и сохраните переписку
Согласуйте, когда нужен ответ. Оригиналы писем и документов храните отдельно; в журнале достаточно понятного указания, где их найти.
Отметьте получение и расхождения
Внесите дату и источник. Если ответ не устраняет вопрос — запишите, что осталось выяснить. Такой пункт останется открытым даже после получения документа.
Составьте следующий запрос
Инструмент соберёт сообщение по открытым пунктам. Прочитайте его, проверьте адресата и приложения. Отправка выполняется вами через принятый канал связи.
Письмо пришло, вопрос остался
Вы попросили подтвердить плательщика до 14 сентября. Ответ получен 13 сентября, но в нём названа другая организация. Внесите дату, источник и вопрос об основании оплаты. Пункт получит состояние «Есть вопрос»: дата получения не закроет расхождение автоматически.
01Что проверить у заказчика до рейса?
Сопоставьте сторону договора, полномочия подписанта, плательщика и условия расчёта. Затем проверьте фактические условия подачи машины. Журнал выше помогает получить недостающие ответы; сведения о регистрации и состоянии компании нужно изучить отдельно.
02Как понять, что есть риск неоплаты?
Неясный плательщик, необъяснённая смена реквизитов и неполные условия расчёта требуют уточнения. Если уже есть неоплаченные рейсы, посчитайте текущую задолженность заказчика и сумму нового заказа. Ни высокий тариф, ни отсутствие найденных споров сами по себе не подтверждают будущую оплату.
03Какие документы запросить перед перевозкой?
Определите, что нужно именно для сделки: реквизиты стороны договора, подтверждение полномочий, согласованная заявка, сведения о передаче груза и порядке оплаты. Запрашивайте недостающие сведения по отдельным пунктам. Универсальный набор для любой перевозки журнал не устанавливает.
04Как проверить юридическое лицо или ИП?
Найдите актуальные регистрационные сведения по ИНН и сравните их с документами. Уточните статус, наименование и лицо, действующее от имени стороны договора. Учитывайте дату источника: старый файл и ответ сотрудника не заменяют актуальных сведений.
05Что делать с новым заказчиком?
До принятия заказа согласуйте документы, оплату и ответственных. Запишите вопросы, которые мешают принять решение, и дождитесь содержательных ответов. Размер первого рейса и допустимую отсрочку выбирайте с учётом собственных расходов и условий сделки.
06Когда просить предоплату?
Обсудите аванс, если без него объём неоплаченной работы или затраты на рейс для вас неприемлемы. Зафиксируйте сумму, срок перечисления и последствия отсутствия платежа в согласованных условиях. Обещание перевести деньги не равно полученному авансу.
07Какие условия оплаты вписать в заявку?
Укажите сумму, порядок учёта НДС, плательщика, срок и событие, от которого он начинается. Согласуйте комплект документов и канал передачи. Сверка заказа и заявки поможет найти различия между двумя версиями условий до оформления.
08Что делать, если заказчик меняет реквизиты?
Сохраните исходные и новые сведения, уточните причину и полномочия отправителя. Подтвердите изменение по ранее согласованному каналу. Если платить будет другая сторона, выясните основание и порядок отражения этого условия в документах.
09Как вести переписку, чтобы она помогла при споре?
Сохраняйте сообщения целиком, с отправителем, датой и приложениями. Разделяйте исходный запрос, ответ и последующее согласование. Для закрывающих документов используйте согласованный обмен актами и УПД. Журнал — рабочая сводка, он не заменяет оригиналы и не определяет доказательную силу материалов.
10Когда лучше отказаться от рейса из-за риска?
Если существенные для вас условия остаются неясными, сначала сформулируйте, какие ответы нужны для решения. Необъяснённые расхождения в стороне договора, полномочиях или оплате стоит разобрать до исполнения. Инструмент не принимает решение о сотрудничестве за вас.
Следить за изменениями у контрагента
После первичной проверки сведения могут измениться. Посмотрите, как устроено наблюдение за компаниями и какие условия доступа предлагает сервис.