Настройте электронный обмен актами, УПД и связанными документами так, чтобы заказчик мог принять и подписать комплект без бумажного дублирования. Начните с одного типового рейса и проверьте создание, согласование, исправление и архив.
Реестр помогает распределить работу, но не отправляет документы заказчику. Для обмена актами и УПД в Диадоке уточните формат, подписи, роуминг с оператором заказчика и нужный пакет исходящих документов.
Сначала определите документы и роли, затем выбирайте тариф и способ интеграции.
Подходит: Заказчик требует закрывающие документы
Перечислите акт, УПД, счёт, заявку и подтверждающие документы. Укажите, что передаётся отдельно от транспортной накладной.
Подходит: Есть формализованные и произвольные файлы
Проверьте утверждённый формат, обязательные реквизиты и поддержку конкретного документа сервисом и учётной системой.
Подходит: Документы готовят и подписывают разные сотрудники
Разделите создание, согласование и подписание. Для представителя проверьте подпись и полномочия.
Подходит: Заказчики работают у разных операторов
Составьте список ключевых заказчиков, их операторов и маршрутов обмена. Пилот проводите с готовым контрагентом.
Подходит: Меняются сумма или реквизиты
Опишите, кто отклоняет документ, создаёт исправление, повторно согласует и контролирует итоговый статус.
Подходит: Документы формируются в учётной системе
Проверьте выгрузку, статусы, поиск по рейсу и сохранение юридически значимого комплекта без двойного ввода.
Реестр работает с вашими записями. Он не проверяет подписи и не получает сведения от оператора ЭДО.
Назовите подборку, например по заказчику или месяцу, и выберите день проверки. По нему считаются календарные дни после выбранной вами даты контроля.
Для каждого акта или УПД укажите рейс, состояние и ответственного. Дату отправки и завершения берите из подтверждённых сведений, а неизвестную дату оставьте пустой.
Нажмите «Показать задачи по документам». Начните с пропущенных дат контроля и задач на сегодня. Для завершённых документов проверьте дату и основание отметки; отправка сама по себе не означает приёмку.
PDF подходит для передачи и печати, Word — для обсуждения списка. В Excel можно менять состояния, даты и ответственных: задачи пересчитываются формулами. Сохранение ввода в браузере отдельно оставляет черновик только на этом устройстве.
Начните с одного набора документов по повторяемому сценарию перевозки.
Пилот быстрее проходит с заказчиком, который уже использует электронный обмен.
Контролируйте отправку, получение, подписание, отказ и исправление в одном процессе.
Документы решают разные задачи и не должны подменять друг друга.
| Документ | Основная задача | Что проверить |
|---|---|---|
| Акт | Подтвердить оказание услуги | Реквизиты, объём, стоимость и подписи сторон |
| УПД | Оформить первичный документ и при необходимости счёт-фактуру | Функцию документа, формат и данные сторон |
| Транспортная накладная | Оформить перевозку груза | Участников, груз, транспорт и события перевозки |
| Счёт | Сообщить реквизиты и сумму к оплате | Основание, плательщика и соответствие договору |
По вашим записям он разделяет подготовку, отправку, ожидание ответа, исправление и завершение. Видны действия с пропущенной датой контроля, задачи на сегодня и документы без назначенной даты. Реестр не подключается к оператору и не проверяет подписи.
Нет. Это выбранный вами день, когда нужно отправить документ, проверить статус или связаться с заказчиком. Задержка считается в календарных днях после этой даты. Срок оплаты и условия приёмки проверяются отдельно по договору.
Скачайте Excel и меняйте состояния, даты и ответственных: задачи пересчитываются формулами. PDF подходит для передачи и печати, Word — для обсуждения списка. Можно отдельно сохранить ввод в текущем браузере; это не скачивание файла. Автоматических уведомлений о сроках здесь нет.
Да, с учётом действующих форматов и схемы обмена. С 2026 года отменены прежние форматы электронных актов и товарных накладных из приказов № 551 и № 552. Для формализованного обмена используется УПД; это не запрет бумажных актов или неформализованных электронных документов. Поддержку нужного варианта проверьте у оператора и заказчика.
Юридически значимый электронный документ, оформленный и подписанный надлежащим образом, обычно не требует бумажного дубля. Конкретный процесс согласуют с заказчиком.
Акт подтверждает выполнение работ или услуг. УПД может объединять функции первичного документа и счёта-фактуры в зависимости от его заполнения.
Проверить возможность и порядок роуминга, приглашение контрагента и маршрут обмена до запуска пилота. Отдельно согласуйте МЧД сотрудников, если документы подписывают представители.
Возможность зависит от модуля или интеграции. Проверяют создание, отправку, подписание, статусы и загрузку результата без двойного ввода. Для самих перевозочных документов отдельно подготовьте транспортный ЭДО.
Выберите повторяемый рейс и заранее согласуйте с заказчиком состав комплекта, формат, подписантов и срок обработки. Подготовьте тестовые документы из той же учётной системы, которая используется в работе.
После пилота измерьте время от завершения рейса до подписанного комплекта, число исправлений и ручных операций. Только затем переносите схему на остальных контрагентов.
Подготовьте список документов по рейсу и контакт ответственного у заказчика. Согласуйте создание, подписание, исправление и получение результата в вашей учётной системе до перехода на постоянный обмен.
