Подготовьте карточку груза, принятого на склад, укажите состояние и согласованные условия. Рассчитайте плановый бюджет и сохраните сведения в удобном формате. Для подписанной электронной расписки подключите обмен ЭПД.
Карточка помогает сверить груз и условия хранения. Для подписанной расписки уточните поддержку складского сценария, полномочия сотрудников и обмен документами с клиентом.
Проверьте договор, фактический приём и доступ ответственных до первого электронного документа.
Подходит: Экспедитор принимает груз на склад
Сверьте договор и поручение: складское хранение должно входить в фактическую задачу. Не используйте складскую расписку только потому, что груз кратковременно находится на территории погрузки.
Подходит: У экспедитора один или несколько складов
Зафиксируйте склад, дату и время приёма, ответственное подразделение и основание передачи. Справочник адресов должен совпадать в учётной системе и сервисе ЭПД.
Подходит: Нужно подтвердить количество и состояние
Сверьте наименование, места, массу, упаковку, маркировку, состояние и особые условия хранения по применимому сценарию. Расхождения фиксируйте до подписи.
Подходит: Приём оформляет сотрудник склада
Определите, кто формирует документ и кто подписывает его от имени экспедитора. Проверьте КЭП, полномочия, МЧД и доступ к нужной организации.
Подходит: Груз передают и на хранение, и для перевозки
Если экспедитор принимает груз во владение для перевозки и одновременно на хранение, проверьте необходимость обеих расписок. Одна не подменяет другую.
Подходит: Склад и оператор готовы
Создайте документ по обычной партии, подпишите, дождитесь статуса передачи, найдите в архиве и проверьте исправление ошибки в исходных сведениях.
Расчёт использует ваши сведения и не проверяет фактическое наличие груза на складе. Количество мест и тариф считаются постоянными на весь период.
Добавьте до 30 позиций, количество мест и результат осмотра. Неизвестные массу и объём оставьте пустыми — они не превращаются в ноль.
Выберите даты и правило подсчёта дней, внесите бесплатный период, тариф за место в день и общую сумму дополнительных расходов.
Нажмите «Собрать карточку и расчёт». Проверьте оплачиваемые дни, количество мест, бюджет и список сведений, которые ещё нужно уточнить.
В меню «Сохранить результат» выберите PDF, Word, Excel или печать. «Запомнить форму в браузере» сохраняет только местный черновик; ссылка на форму не передаёт ваши данные.
Складская расписка подтверждает приём экспедитором груза клиента на складское хранение.
Подписанта и полномочия нужно определить до фактической приёмки первой партии.
Хранение и автомобильная перевозка оформляются самостоятельными электронными документами.
Ориентируйтесь на фактическое действие экспедитора с грузом.
| Сценарий | Документ | Что подтверждается |
|---|---|---|
| Груз принят для организации перевозки | Экспедиторская расписка | Передача груза экспедитору во владение для перевозки |
| Груз принят на складское хранение | Складская расписка | Передача груза экспедитору на хранение |
| Есть и владение, и хранение | Обе расписки по применимому сценарию | Два самостоятельных факта приёма |
| Груз передан перевозчику | ЭТрН | События конкретной автомобильной перевозки |
Она подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение.
Документ оформляет экспедитор после фактического приёма груза на хранение. Внутри компании назначают ответственного подписанта.
Если экспедитор принимает груз и во владение для перевозки, и на складское хранение, нужно проверить применение обеих расписок. Сопоставьте складской документ с экспедиторской распиской по грузу, сторонам и моменту приёма.
Юридическое назначение и формат документов различаются. Внутренний акт можно использовать для операций склада, но он не заменяет обязательный электронный экспедиторский документ. Задание на хранение и перевозку также сверьте с договором и поручением; подготовить поручение экспедитору можно на отдельной странице.
Здесь можно собрать рабочую карточку груза и плановый бюджет хранения. Это не подписанная складская расписка и не XML установленного формата. Электронный документ оформляют, подписывают и передают через оператора ИС ЭПД.
Выберите правило из условий склада: обе даты включаются или берётся разница дат без дня выдачи. Из этого срока вычитается бесплатный период. Количество мест умножается на оплачиваемые дни и ваш тариф за место в день; дополнительные расходы прибавляются общей суммой. Количество мест и тариф предполагаются неизменными.
PDF подходит для передачи результата, Word — для правки карточки. В Excel можно менять перечень, даты, тариф и дополнительные расходы: формулы пересчитают бюджет. После изменений проверьте контроль чисел, пропуски, условия и оговорки.
Выберите типовую партию без повреждений и сложных условий хранения. До прибытия груза проверьте справочники клиента, склада, номенклатуры и ответственных сотрудников.
После подписания найдите расписку по клиенту, складу и дате, проверьте статус передачи и доступ к оригиналу. Затем отдельно разберите порядок действий при недостаче, повреждении или ошибке в реквизитах.
Возьмите пример партии, условия хранения и список ответственных. Обсудите оформление, подписание, исправления и доступ к архиву до запуска обмена.
