Сверьте фактически принятый груз с заявленным, зафиксируйте расхождения и сохраните рабочий черновик. Для подписанной электронной расписки подключите обмен ЭПД и перенесите проверенные сведения в установленный формат.
Рабочий черновик помогает согласовать сведения, но не отправляется в ГИС ЭПД. Для электронной расписки уточните поддержку экспедиторских документов, подписи сотрудников и способ обмена с клиентом.
Пройдите шесть проверок до первого рабочего документа. Результатом должен стать согласованный процесс от передачи груза до электронного архива.
Подходит: Компания принимает груз как экспедитор
Сверьте договор транспортной экспедиции, клиента, экспедитора и перечень порученных услуг. Расписка применяется для подтверждения приёма груза экспедитором, а не заменяет договор или поручение.
Подходит: Груз передаётся экспедитору во владение
Опишите, где и когда происходит передача, кто сверяет груз и какой факт запускает оформление. Не подписывайте документ до фактического приёма груза и проверки исходных сведений.
Подходит: Нужны точные сведения для связанного рейса
Проверьте наименование, количество мест, массу, упаковку, состояние и особые свойства по применимому сценарию. Расхождения устраните до подписи либо зафиксируйте предусмотренным способом.
Подходит: Документ оформляет сотрудник экспедитора
Определите сотрудника, электронную подпись и полномочия. Если он действует от имени организации, проверьте машиночитаемую доверенность и доступ в выбранном сервисе.
Подходит: Есть поручение и последующая перевозка
Используйте единые реквизиты клиента, экспедитора и груза в поручении, расписке и транспортной накладной. Это уменьшает повторный ввод и риск разных сведений по одному рейсу.
Подходит: Оператор и контрагент готовы к обмену
Проверьте создание, подписание, передачу через оператора ИС ЭПД, получение статуса, исправление ошибки и поиск готовой расписки в архиве.
Инструмент сравнивает ваши записи. Он не взвешивает груз, не проверяет полномочия и не заменяет оформление у оператора ЭПД.
Для каждой позиции укажите заявленные и фактически принятые места. Массу и объём вводите суммарно по принятым местам; неизвестные значения оставьте пустыми.
Отметьте состояние упаковки, маркировку и замечания. Добавьте стороны, место, фактическую дату и время приёма — сведения попадут в скачанный файл.
Нажмите «Сверить приёмку». Недостача и излишек разных позиций показаны отдельно: они не компенсируют друг друга. Список пропусков подскажет, что ещё уточнить.
В меню «Сохранить результат» выберите PDF, Word или Excel. Word можно редактировать, а в Excel формулы пересчитывают итоги после изменения строк. Сохранение ввода в браузере отдельно оставляет черновик только на этом устройстве.
Документ фиксирует факт принятия экспедитором груза от клиента для перевозки.
До запуска назначьте подписанта, проверьте его КЭП, полномочия и рабочий доступ.
Экспедиторская расписка не заменяет транспортную накладную и другие документы перевозки.
Каждый документ подтверждает отдельное действие. Название файла или внутреннего шаблона не меняет его назначение.
| Документ | Что подтверждает | Кто участвует |
|---|---|---|
| Поручение экспедитору | Задание и условия транспортно-экспедиционных услуг | Клиент и экспедитор |
| Экспедиторская расписка | Приём экспедитором груза от клиента для перевозки | Экспедитор оформляет подтверждение приёма |
| Складская расписка | Приём экспедитором груза на складское хранение | Экспедитор при складском сценарии |
| ЭТрН | Передачу груза перевозчику и события автомобильной перевозки | Участники конкретной перевозки |
Она подтверждает факт принятия экспедитором груза от клиента для перевозки. Назначение документа закреплено в утверждённом ФНС формате электронных экспедиторских документов.
Документ оформляет экспедитор после приёма груза. Внутри организации нужно назначить конкретного подписанта, проверить его электронную подпись, полномочия и доступ к сервису обмена.
Нет. Расписка подтверждает приём груза экспедитором, а транспортная накладная оформляет отношения и события автомобильной перевозки. В схеме с экспедитором нужны согласованные, но самостоятельные документы.
Экспедиторская расписка подтверждает приём груза для перевозки, складская — приём груза экспедитором на складское хранение. Выбор зависит от фактической услуги и договора.
Здесь можно сверить принятые места, массу и оговорки и сохранить рабочий черновик. Это не подписанная расписка и не XML установленного формата. Юридически значимый документ формируют, подписывают и передают через оператора ИС ЭПД.
Неизвестные массу и объём оставьте пустыми: итог будет отмечен как неполный. Не ставьте ноль вместо неизвестного значения. Если осмотр не выполнен, выберите «Не проверено» и уточните сведения перед оформлением.
Word содержит редактируемый черновик. В Excel можно менять до 30 строк приёмки и осмотра; формулы пересчитывают места, недостачу, излишек и известную массу. После правок смотрите контроль чисел, пропуски и оговорки. PDF сохраняет результат на момент скачивания.
Сопоставьте договор, поручение экспедитору и фактический сценарий. Сотрудник, принимающий груз, должен понимать, какие сведения он сверяет, где фиксирует расхождения и в какой момент передаёт документ подписанту.
Заранее подготовьте справочники сторон и груза. Если данные будут переноситься из учётной системы, проверьте обязательные поля и соответствие формату на одном контрольном документе, а не на массовой загрузке.
Выберите обычную отправку без сложной смены маршрута и субэкспедирования. Оформите поручение, примите груз, сформируйте расписку, подпишите её и дождитесь подтверждённого статуса передачи через оператора ИС ЭПД.
После завершения найдите документ по клиенту, дате и грузу, выгрузите его для внутренней проверки и запишите порядок исправления ошибки. Только после этого переносите процесс на остальные подразделения и контрагентов.
Подготовьте пример отправки, объём документов и список ответственных. На контрольном документе проверьте заполнение, подписание, исправления и поиск в архиве.
