Заказчик оплатил несколько рейсов одним платежом, а остаток долга в его акте отличается от вашего? Сравните начальные сальдо, начисления за перевозки и оплаты в бесплатной форме. Она выделит расхождения по введённым операциям. Для регулярной обработки актов и обмена результатами рассмотрите Контур.Взаиморасчёты.
Контур.Взаиморасчёты сопоставляет сведения из актов и помогает разбирать расхождения. Уточните работу с вашими форматами, электронным архивом и обменом через Диадок. Доступны веб-версия и модуль для 1С; условия зависят от выбранного способа работы.
Начните с одного заказчика и одного набора договоров. Дата рейса и дата отражения услуги в учёте могут различаться: сравнивайте одинаковые периоды, а переходящие операции обсуждайте отдельно.
Укажите контрагента, период, договор и номера заявок или реестра рейсов. Расчёты с привлечённым перевозчиком ведите отдельно: поступления от заказчика не являются оплатой вашему подрядчику. Не объединяйте разные валюты.
Приведите данные обеих сторон к одной точке зрения на долг. Начальные сальдо различаются — сначала найдите причину в предыдущем периоде. Неизвестный остаток не заменяйте нулём.
Сверьте номер и дату акта, сумму услуги и назначение платежа. Если платёж покрывает несколько рейсов, сравните его целиком либо одинаково распределите по документам у обеих сторон — не учитывайте оба варианта одновременно. Пропущенную запись отметьте отдельно.
Разберите каждый пропуск и отличие суммы. Приложите первичные документы и пояснения, согласуйте нужные исправления. Полученный здесь лист помогает обсуждению, но не заменяет подписанный сторонами акт.
Акт сверки показывает состояние расчётов, но причину отличий ищут в документах на конкретные услуги и платежах. Для автомобильной, железнодорожной, водной, авиационной или смешанной перевозки состав оснований будет своим.
Одинаковый период, начальное сальдо и перечень операций обеих сторон. Зафиксируйте дату получения каждой версии, чтобы не сравнивать старый акт с исправленным.
Договор, заявка, акт услуг или УПД и подходящий перевозочный документ. Проверьте согласованную стоимость и дополнительные услуги. Счёт на оплату и акт по одной услуге не вводите как два самостоятельных начисления.
Подтверждение платежей и указание договора или документа, в счёт которого перечислены деньги. Не считайте один платёж одновременно полной оплатой нескольких обязательств.
Отдельно проверьте согласованные доплаты за простой, перегрузку или дополнительную точку выгрузки. Претензию и удержание не выдавайте за согласованное уменьшение цены: сначала выясните основание отражённой суммы.
За первый рейс у вас начислено 10 000 ₽, у заказчика отражено 9 000 ₽. За второй — наоборот: 9 000 ₽ и 10 000 ₽. Итого у обоих 19 000 ₽, однако две записи различаются на 1 000 ₽ каждая. Сверьте стоимость каждой услуги с её основанием: совпадение итогов не устраняет эти расхождения.
Наличие документа и его сумма — разные сведения. Выбирайте состояние отдельно для каждой стороны.
| Состояние | Что вводить | Что получится |
|---|---|---|
| Есть запись | Известную сумму без знака; 0 вводится явно | Сумма участвует в расчёте с выбранным направлением |
| Нет записи | Сумму оставить пустой | Вклад равен нулю, отсутствие остаётся расхождением |
| Неизвестно | Сумму оставить пустой | Обороты отмечаются как частичные; полный итог стороны не рассчитывается |
Подготовьте примеры актов по перевозкам, количество контрагентов и название учётной системы. Уточните поддержку форматов и способ обмена. Веб-тариф «Автономный» без добавления контрагента стоит 15 000 ₽ в год; вариант с добавлением контрагента — от 18 000 ₽. Интеграцию и услуги подключения рассчитывают отдельно.
Нет. На странице бесплатно работает собственная форма сравнения введённых данных. Она не подключена к продукту Контура. Регулярная обработка актов, интеграция и обмен через сервис доступны на его условиях.
В этой форме минус означает, что ваша компания должна контрагенту, плюс — контрагент должен вашей компании. Приведите оба набора сведений к этому правилу. Не копируйте знак из чужого отчёта, не разобрав его обозначения.
Отметьте неизвестное состояние нужной операции или оставьте начальное сальдо пустым. Форма покажет известные обороты и недостающие сведения, а полный конечный итог этой стороны считать не будет.
Суммы могут совпасть, а состав документов — различаться. Существующая запись на 0 ₽ и отсутствие записи остаются разными состояниями. Уточните основание нулевой суммы и нужен ли документ в выбранном наборе.
Эта форма принимает сведения вручную. Автоматическое распознавание, импорт и подбор пар здесь не выполняются. Возможности обработки ваших файлов можно обсудить при выборе сервиса регулярной сверки.
Сначала выясните, какие документы он оплачивает. Если обе стороны отражают платёж одной записью, сравните её целиком. Если сравниваете распределённые части, их состав должен совпадать у обеих сторон, а сумма частей — сумме платежа. Форма не распределяет деньги по рейсам автоматически.
Нет. Отсутствие начисления или другая сумма — повод проверить акт услуг, заявку, платёж и период отражения. Рабочий лист не устанавливает ответственность перевозчика или заказчика и не подтверждает признание долга.
Да. Жёлтые ячейки содержат исходные сведения; формулы пересчитывают суммы, статусы и вопросы. Число строк зафиксировано при скачивании. Для добавления или удаления операции вернитесь к форме и сохраните новый файл.
Рабочий лист можно передать для обсуждения отличий. Он не содержит подтверждения согласия сторон и не является подписанным актом. После разбора расхождений оформите согласованный документ в принятом у сторон порядке.
Допустим, на начало периода заказчик должен перевозчику 5 000 ₽. За выбранные перевозки начислено ещё 100 000 ₽, поступило 60 000 ₽. Остаток по этим сведениям: 5 000 ₽ + 100 000 ₽ − 60 000 ₽ = 45 000 ₽. Данные заказчика приведите к той же точке зрения на долг. Если аванс превышает начисления, отрицательный итог покажет обратный остаток, а не просроченную оплату заказчика.
Форма работает в рублях, считает копейки и принимает до 30 вручную сопоставленных операций. Она не импортирует акты, не подбирает пары автоматически и не обращается к бухгалтерской системе. Отсутствующие сведения нужно получить отдельно; совпадение введённых чисел не доказывает полноту учёта.
Экспедитор может получать деньги от грузовладельца и оплачивать услуги перевозчика по другому договору. Для формы это два отдельных контрагента и два рабочих листа. Она не рассчитывает маржу рейса, не распределяет выручку между участниками и не проводит взаимозачёт.
При сверке с вашим подрядчиком сохраняйте правило знаков: долг вашей компании вводится с минусом. Начисление за оказанную вам услугу уменьшает сальдо, а ваша оплата увеличивает его. Это тот же расчёт, но направление операций обратное сравнению с заказчиком.
Чтобы обмениваться согласованными документами без пересылки разных копий по почте, настройте ЭДО с контрагентами. Определите, кто отправляет исправленный документ и как подтверждается его получение.
Если отличия регулярно возникают при переносе операций, проверьте, как организована бухгалтерия транспортной компании. Согласуйте отражение начислений, оплат и корректировок до подготовки следующего акта.
Перед изменением условий оплаты новому заказчику проведите проверку контрагента. Рабочий лист расчётов не оценивает финансовую устойчивость компании и не показывает, насколько вероятна оплата.
