Сравните расходы на бумажные кадровые документы с предложением электронного обмена. Бесплатный калькулятор покажет два бюджета, разницу трудозатрат и предельную для вашего сценария цену лицензий. Подписание документов сотрудниками доступно в Контур.КЭДО.
В Контур.КЭДО сотрудники отправляют заявления, согласуют и подписывают документы через браузер или телефон. Для водителей в рейсе проверьте вход, уведомления и восстановление доступа. Состав подписей, настройку и стоимость уточните под свой штат.
Возьмите один повторяющийся поток: например, заявления на отпуск или ознакомление с локальными актами. Для обоих вариантов используйте одинаковый объём.
Запишите число документов, бумагу и печать на один документ, общую доставку и прочие расходы. Если затрат по статье нет, введите ноль. Не умножайте месячную доставку ещё раз на количество документов.
Годовые лицензии разделите на 12. Добавьте платную поддержку, оставшуюся бумагу и другие регулярные услуги. Разовый запуск внесите отдельно; одинаковые услуги дважды не учитывайте.
Укажите измеренные часы кадровика и сотрудников до и после перехода, включая запуск. Неизвестные значения оставьте пустыми: отсутствие замера не означает нулевые трудозатраты.
Выберите срок от 1 до 36 месяцев и сравните итог. Для сезонного объёма считайте отдельный сценарий. Сохраните PDF или Word для обсуждения, Excel — для изменения вводных.
Начните с одного подразделения и одного типа документа. Покупка доступа сама по себе не задаёт правила взаимодействия с работниками.
Определите систему, документы и категории работников в локальном акте. Подготовьте порядок взаимодействия, уведомление и проверьте необходимость согласия сотрудников.
Для каждого документа определите допустимую подпись работодателя и работника. Документы о безопасности движения, медосмотрах и допуске к рейсу рассматривайте отдельно: участие водителя не делает их кадровыми автоматически.
Назначьте получателя заявления, согласующего и ответственного за задержки. На тестовой группе проверьте возврат на исправление, повторное подписание и поиск готового документа.
Попросите водителей пройти сценарий со своих телефонов. Проверьте уведомления, слабую связь, смену номера и восстановление доступа; измерьте фактическое время обработки.
При 400 документах в месяц, печати по 8 ₽, доставке 6 000 ₽ и прочих расходах 1 000 ₽ бумажный процесс стоит 122 400 ₽ за 12 месяцев. Лицензии по 3 000 ₽ в месяц, прочие расходы 1 000 ₽ и запуск за 24 000 ₽ дают 72 000 ₽. Разница — 50 400 ₽. Это условные суммы, не тариф Контура. Если работа сокращается с 40 до 10 часов в месяц, а запуск занимает 30 часов, разница времени — 330 часов; она не прибавляется к денежной экономии.
Это месячная сумма, при которой введённые затраты после перехода ещё не превышают бумажный бюджет за выбранный срок. Она зависит от запуска и оставшихся расходов. Модель предполагает одинаковые месяцы и не показывает даты платежей; условная стоимость часов не означает сокращения зарплатных выплат.
Три системы могут использоваться одновременно, потому что обслуживают разных участников и документы.
| Система | Участники | Примеры документов |
|---|---|---|
| Кадровый ЭДО | Работодатель и сотрудники | Заявления, кадровые приказы, ознакомления, отпуска |
| Обычный ЭДО | Компания и контрагенты | Акты, счета, УПД и договорные документы |
| Транспортный ЭДО | Участники перевозки | ЭТрН и другие электронные перевозочные документы |
| Внутренняя учетная система | Кадры, бухгалтерия, диспетчеры | Исходные данные, графики и расчеты |
Сохраните бюджет и перечень первого потока. Уточните число сотрудников, способ работы кадровика, нужные интеграции и отдельную стоимость внедрения, затем сравните предложение с вашими условиями.
За один и тот же месячный поток документов укажите печать, доставку и прочие расходы сейчас. Для КЭДО нужны эквивалентная месячная цена лицензий, дополнительные регулярные услуги и разовый запуск. Часы работы можно добавить отдельно, если вы их измерили.
Освобождение времени не означает, что компания стала меньше платить сотрудникам. Калькулятор показывает часы и их условную оценку отдельно. Не включайте одну и ту же оплату труда одновременно в прямые расходы и оценку рабочего времени.
Для этого сравнения годовую стоимость разделите на 12. В модели каждый месяц одинаковый, поэтому она не показывает фактические даты платежей. Для сезона с другим объёмом составьте отдельный расчёт, а дату и размер предоплаты уточните в предложении.
В Excel меняйте значения на листе «Вводные»: бюджеты, разница часов и предел цены лицензий пересчитаются. PDF и Word сохраняют текущий результат. Ввод на сайте сохраняется в этом браузере только после вашей команды.
Да, удалённые сотрудники и распределённые подразделения — один из основных сценариев. Перед покупкой проверьте вход и подписание со смартфона на реальной группе водителей.
Нет. КЭДО используется между работодателем и сотрудником, а транспортный ЭДО обслуживает документы между участниками перевозки. Передачу кадровых изменений для расчёта зарплаты настройте отдельно и проверьте на одном сотруднике.
Нет. Общие правила КЭДО не охватывают все документы о работе. Для исключений действуют отдельные требования; для выбранного потока нужно определить порядок перехода и допустимые электронные подписи.
Не для каждого документа. Допустимый вид подписи зависит от документа и правил кадрового ЭДО работодателя. Сервис поддерживает разные виды подписей.
Выберите один массовый процесс, опишите текущий маршрут документа, настройте пилот для небольшого подразделения и измерьте сроки и количество ошибок.
